Een nieuw kassasysteem kies je niet elk jaar. Daarom is het slim om vooruit te kijken. In 2027 verandert er genoeg: een nieuwe Europese betaalmethode, steeds minder contant geld en nog altijd te weinig personeel.
In dit artikel lees je wat er in 2027 anders is voor horecazaken in Nederland, en hoe je nu een kassa kiest die ook over een paar jaar nog past. Zoek je de basis, zoals soorten kassasystemen en een checklist? Lees dan eerst onze complete gids voor het kiezen van een horeca kassasysteem.
In het kort
- In Nederland is geen gecertificeerde kassa verplicht, maar je moet de detailgegevens van je kassa 7 jaar kunnen bewaren en digitaal aanleveren.
- Contant geld is nog maar 17% van de kassabetalingen in Nederland (2025). Pinnen aan tafel en met je telefoon wordt de norm, en Wero komt eraan.
- Ruim 30% van de horecaondernemers heeft een personeelstekort (CBS, Q2 2026). Een kassa die nieuw personeel snel snapt, scheelt elke dienst tijd.
- Kies in 2027 op vrijheid: eigen hardware, eigen betaalprovider, maandelijks opzegbaar en een kassa die meegroeit met je zaak.
Wat verandert er in 2027 voor je horeca kassasysteem?
Kort gezegd: de regels worden strenger, gasten betalen anders en personeel is schaars. Je kassa moet daar alle drie mee overweg kunnen.
- Regels: in Nederland blijft de bewaarplicht voor kassagegevens gewoon gelden, en sinds 1 januari 2026 valt logies onder het hoge btw-tarief.
- Betalen: bijna alle gasten pinnen, steeds vaker met hun telefoon. iDEAL gaat stap voor stap over naar Wero.
- Personeel: de horeca blijft zoeken naar mensen. Een kassa die nieuwe collega's snel begrijpen, is geen luxe meer.
- Technologie: cloud, handhelds, Soft POS en AI worden normaal. De vraag is niet óf je ze gebruikt, maar hoe vrij je daarin bent.
Hieronder lees je per onderwerp wat het betekent voor je keuze.
Welke regels gelden in 2027 voor je kassa in Nederland?
In Nederland is een gecertificeerde kassa niet verplicht. Wel moet je kassa de detailgegevens van elke verkoop bewaren, en moet je die kunnen laten zien als de Belastingdienst erom vraagt.
Je administratie bewaar je in principe 7 jaar. Dat staat op de site van de Belastingdienst. Voor kassagegevens is dat geen papieren rol, maar de digitale details: wat is er verkocht, wanneer en voor welk bedrag.
De Hoge Raad oordeelde al in 2015 dat horecazaken de digitale detailgegevens uit hun kassa moeten bewaren. Een kassa met te weinig geheugen is daarbij geen excuus, meldt KHN. Kies dus een systeem dat je gegevens veilig opslaat en makkelijk kan exporteren.
Heb je een hotel-restaurant? Sinds 1 januari 2026 valt logies onder het btw-tarief van 21%. Los aangeboden voorzieningen, zoals ontbijt, blijven 9%. Dat schrijft de Belastingdienst. Je kassa en je hotelsysteem moeten die tarieven dus netjes uit elkaar houden.
Hoe betalen je gasten in 2027?
Vooral met hun pinpas of telefoon. In 2025 was contant geld nog maar 17% van alle kassabetalingen in Nederland, en kaartbetalingen 83%.
Die cijfers komen uit het onderzoek van DNB en Betaalvereniging Nederland (mei 2026). Betalen met een telefoon of smartwatch groeide in één jaar van 34% naar 39% van alle kassabetalingen. De pas in het apparaat steken en een pincode intoetsen gebeurt nog maar bij 4%.
Wat betekent dat voor jouw kassa?
- Pinnen aan tafel wordt de standaard. Gasten verwachten dat de betaling naar hen toe komt, niet andersom.
- Je telefoon als pinapparaat (Soft POS) is een volwaardig alternatief voor een losse terminal, zeker op een terras.
- Je betaalprovider is een groot deel van je kosten. Een kassa die je vastzet aan één provider, maakt je minder flexibel.
Wat betekent Wero voor de horeca?
iDEAL gaat sinds begin 2026 stap voor stap over naar Wero, de nieuwe Europese betaalmethode. Eerst online, met het logo 'iDEAL | Wero'. Betalen met Wero in winkels staat voor 2027 op de planning, en de overstap moet vóór 31 december 2027 klaar zijn (CM.com). Een vaste datum voor betalen aan de kassa is er nog niet. Vraag je betaalprovider hoe en wanneer zij Wero aan de kassa ondersteunen.
Waarom telt gebruiksgemak zwaarder door het personeelstekort?
Omdat je team vaak wisselt en nieuwe mensen snel mee moeten draaien. Een kassa die je in één dienst onder de knie hebt, bespaart je elke week tijd en fouten.
Volgens het CBS stonden er in het tweede kwartaal van 2026 28.100 vacatures open in de horeca. Ruim 30% van de horecaondernemers had een personeelstekort.
Let daarom in 2027 op:
- hoe snel een nieuwe collega een bestelling opneemt en afrekent;
- of je bediening met handhelds aan tafel werkt, zodat er minder looproutes nodig zijn;
- of bestellingen direct naar de keuken gaan, liefst op een keukenscherm in plaats van op papier;
- of je rollen en rechten per medewerker kunt instellen.
Lees ook ons artikel over de personeelscrisis in de horeca.
Cloud of lokaal: wat past bij jouw zaak in 2027?
Voor de meeste horecazaken is een cloud kassasysteem de logische keuze, zolang het ook zonder internet blijft werken. Zo heb je overal inzicht én draait je zaak gewoon door bij een storing.
De voordelen van de cloud zijn helder: je ziet je cijfers op elk moment, updates gaan vanzelf en een nieuwe locatie zet je snel op. Vraag wel altijd wat er gebeurt als het internet uitvalt. Kun je dan nog bestellen en afrekenen?
Denk ook aan je gegevens. Je kassa bevat data over je omzet, je personeel en soms je gasten. Onder de AVG maak je afspraken met de partij die die gegevens voor je verwerkt, in een verwerkersovereenkomst. Vraag daarnaar, en vraag hoe je je data exporteert als je ooit wilt overstappen.
Meer weten? Lees onze tips voor een cloud kassa in de horeca.
Wat kan AI in een kassasysteem echt voor je doen?
AI is in 2027 vooral handig bij het saaie werk: menu's invoeren, cijfers lezen en gasten iets extra's aanbieden. Kijk dus naar wat het je concreet scheelt, niet naar het woord AI.
Bij Winston POS doet Winston AI bijvoorbeeld het volgende:
- je uploadt foto's of pdf's van je menukaart, en Winston AI herkent producten, categorieën en prijzen;
- op basis van je belastingregio stelt Winston per product een btw-tarief voor, dat je zelf controleert;
- je stelt in de backoffice vragen over je cijfers, in je eigen woorden;
- het AI Managementrapport vat je dagelijkse cijfers samen;
- bij QR bestellen en self-ordering doet Winston AI productsuggesties aan je gasten.
Tip: vraag bij elke leverancier om een demo met je eigen menukaart. Dan zie je meteen wat AI voor jouw zaak oplevert.
Moeten pinapparaten en bestelzuilen toegankelijk zijn?
Ja, daar gaat het wel naartoe. Sinds 28 juni 2025 geldt in Nederland de European Accessibility Act. Betaalterminals en zelfbedieningsterminals vallen daaronder.
Dat melden KHN en de Betaalvereniging Nederland. De eisen liggen vooral bij de makers en aanbieders van die apparaten en diensten. Koop je in 2027 nieuwe pinapparaten of een bestelzuil? Vraag dan hoe die voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Ook voor je website en reserveringssysteem wordt toegankelijkheid steeds belangrijker, schrijft KHN.
Wat kost een horeca kassasysteem in 2027?
Reken niet alleen met de maandprijs. Tel abonnement, hardware, opstart en vooral de kosten van betalingen bij elkaar, voor minstens 12 tot 24 maanden.
Zeker die betaalkosten worden vaak onderschat. Omdat bijna alle gasten pinnen, telt elk verschil per transactie flink op. Een kassa waarbij je zelf je betaalprovider kiest, geeft je meer grip op die kosten.
Bij Winston POS zien de pakketten er zo uit (stand oktober 2026):
- All-In: vanaf €19 per maand, plus transactiekosten, met onbeperkt licenties;
- Basis: vanaf €89 per maand, voor 1 apparaat;
- Pro: vanaf €129 per maand, met 4 apparaten, 2 koppelingen en 1 module;
- Ultimate: vanaf €249 per maand, met keuken- en barschermen en telefonische support;
- Enterprise: op maat, voor ketens.
Reserveren en Soft POS zitten in elk pakket. Keukenschermen zitten standaard in Ultimate; in de andere pakketten voeg je ze toe voor €50 per maand. Alle details staan op de prijzenpagina. Een uitgebreide kostenvergelijking lees je in Wat kost een horeca kassasysteem?
Hoe stap je in 2027 over zonder gedoe?
Plan je overstap buiten je drukste periode, neem je menu en producten mee en hergebruik je hardware waar het kan. Dan merkt je team weinig van de wissel.
- Check je contract. Wanneer kun je opzeggen bij je huidige leverancier?
- Check je hardware. Kan je nieuwe kassa op je huidige apparaten draaien? Dat scheelt vaak een flinke investering.
- Neem je data mee. Laat je menukaart, producten en btw-instellingen overzetten in plaats van alles opnieuw in te typen.
- Test eerst. Probeer de kassa een paar dagen naast je oude systeem, met je eigen team.
- Kies een rustig moment. Lees onze tips over overstappen in het hoogseizoen.
Waarom kiezen horecazaken voor Winston POS?
Winston POS is een cloud kassasysteem dat zich aanpast aan je zaak, in plaats van andersom. Het is gespecialiseerd in restaurants met tafelservice: fine dining, hotel-restaurants, lunchrooms, grote eetcafés en casual dining.
- Werkt op je eigen hardware. Winston draait op alle gangbare hardware: Apple, Windows en Android. Je huidige apparaten kun je vaak blijven gebruiken. Bekijk de hardware-eisen.
- Vrije keuze in betalen. Je kiest zelf je betaalprovider: Rabobank, Pay., myPOS, Viva of Worldline. Met Soft POS maak je van je telefoon een pinapparaat.
- Blijft werken zonder internet. Valt de verbinding weg, dan bedien je je gasten gewoon door.
- Koppelt met je favoriete systemen. Winston heeft 50+ integraties, van boekhouding en hotelsystemen tot personeelsplanning en reserveren.
- Geen lang contract. Kies je een maandcontract, dan zeg je maandelijks op, met één maand opzegtermijn.
- Hulp bij de overstap. Een installatiepartner zet je producten over, en je krijgt Nederlandstalige support.
Twijfel je nog? Je kunt Winston gratis proberen zo lang je wilt, zonder betaalgegevens. Start gratis of neem contact op.
Veelgestelde vragen
Welk horeca kassasysteem kies je het beste in 2027?
Kies een kassasysteem dat werkt op je eigen hardware, je vrij laat in je betaalprovider, ook zonder internet doorwerkt en snel te leren is voor nieuw personeel. Winston POS is een cloud kassasysteem dat op deze punten is gebouwd, met pakketten vanaf €19 per maand plus transactiekosten.
Is een gecertificeerde kassa verplicht in Nederland?
Nee. In Nederland is geen gecertificeerde kassa verplicht. Je moet wel de digitale detailgegevens van je kassa in principe 7 jaar bewaren en kunnen aanleveren als de Belastingdienst erom vraagt.
Wat kost een horeca kassasysteem in 2027?
Dat hangt af van het aantal apparaten, modules, koppelingen en je betaalkosten. Bij Winston POS begin je vanaf €19 per maand (All-In, plus transactiekosten) of vanaf €89 per maand (Basis). Het Pro-pakket kost vanaf €129 per maand. Alle pakketten staan op de prijzenpagina.
Kan ik mijn telefoon als pinapparaat gebruiken?
Ja. Met Soft POS van Winston maak je van je telefoon een pinapparaat. Je accepteert contactloze en mobiele betalingen zonder losse terminal. Soft POS zit in elk pakket van Winston POS.
Kan ik mijn huidige hardware houden als ik overstap?
Vaak wel. Winston POS werkt op alle gangbare hardware en besturingssystemen: Apple, Windows en Android. De minimale eisen staan op de hardwarepagina.
Bronnen
- DNB: 75-plussers betalen steeds vaker met pinpas (27 mei 2026)
- Belastingdienst: hoe lang moet u uw administratie bewaren?
- KHN: Uitspraak Hoge Raad, kassagegevens bewaren verplicht
- Belastingdienst: vanaf 1 januari 2026 btw-tarief logies omhoog naar 21% (30 oktober 2025)
- CM.com: iDEAL naar Wero, wat merchants moeten weten (bijgewerkt 16 juli 2026)
- Ondernemersplein (KVK/overheid): factsheet horeca, cijfers CBS
- KHN: De European Accessibility Act, ben jij er al klaar voor? (17 juni 2025)
- Betaalvereniging Nederland: European Accessibility Act
- EUR-Lex: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), art. 28
